イベントを企画するとき、最初にぶつかりやすいのが日程調整です。会場や内容を決める前に、まずは「いつ開催するか」を決めなければ話が進みません。
しかし、参加人数が増えるほど、日程調整は思った以上に難しくなります。3人ならすぐに決まる予定でも、10人、20人、30人になると、誰かの予定が合わなくなるからです。
日程調整はイベント運営の最初の壁
日程調整は単純に見えますが、実際には人それぞれの予定を合わせる作業です。仕事、学校、家族予定、趣味、通院など、参加者ごとに優先したい予定があります。
そのため、人数が増えるほど「全員が参加できる日」を見つけるのは難しくなります。全員参加にこだわりすぎると、いつまでも日程が決まらないことがあります。
人数別の日程調整の難易度
- 3〜5人：比較的調整しやすい
- 10人前後：候補日を複数出した方が進めやすい
- 20人以上：全員参加が難しくなりやすい
- 50人以上：日程調整だけでなく出欠管理も必要になりやすい
少人数ならLINEでやり取りするだけでも決められます。しかし、20人を超えると、誰が回答したか、誰が未回答か、どの日が有力かを整理するだけでも負担になります。
全員参加を目標にしすぎない
日程調整で失敗しやすいのは、全員参加の日を探し続けることです。人数が多いイベントでは、全員が参加できる日が存在しないこともあります。
大切なのは、全員が参加できる日ではなく、できるだけ多くの人が参加できる日を見つけることです。一定人数が参加できるなら、開催を決める判断も必要になります。
候補日が少なすぎる・多すぎる
候補日が1日だけだと、その日に予定がある人は参加できません。一方で、候補日が多すぎると、参加者は確認するだけで面倒になり、回答を後回しにしやすくなります。
一般的には、3〜5候補程度が回答しやすいことが多いです。平日と休日を混ぜる、時間帯をそろえるなど、参加者が選びやすい形にすると調整しやすくなります。
回答期限を決める
日程調整にも締切は必要です。期限がないと「あとで回答しよう」と思われやすくなります。
例えば、「会場予約の都合があるため、○日までに回答をお願いします」と理由も添えると、参加者も協力しやすくなります。
よくある失敗
- 全員参加の日を探し続ける
- 候補日が1日しかない
- 候補日を増やしすぎる
- 回答期限を設定しない
- 未回答者を待ち続ける
日程調整を早く終わらせるチェックリスト
- 候補日を3〜5日程度に絞った
- 参加者が選びやすい曜日・時間帯を考えた
- 回答期限を設定した
- 期限前にリマインドする予定を決めた
- 一定人数が集まったら決定する基準を考えた
よくある質問
全員参加の日を探すべきですか？
小規模イベントなら可能な場合もありますが、人数が増えるほど難しくなります。参加率が高い日を選ぶ方が現実的なこともあります。
候補日は何日出せば良いですか？
イベント内容にもよりますが、3〜5候補程度が回答しやすいことが多いです。
回答期限は必要ですか？
おすすめです。期限がないと回答が後回しになりやすく、日程決定が遅れます。
未回答者にはどう対応しますか？
まずは全体リマインドを行い、それでも必要な場合だけ個別確認すると幹事の負担を減らせます。
LINEだけでも日程調整できますか？
少人数なら可能です。ただし人数が増えると、回答状況や未回答者の管理が難しくなります。
日程決定後に変更しても良いですか？
可能ですが、参加者の予定にも影響します。変更時は早めに案内しましょう。
ThisDayで候補日を出して、回答を集めるには
ここまでのポイント（候補日は3〜5個、回答期限を決める）を、ThisDay の画面に当てはめてみます。
1. 候補日を出して募集する
イベント作成画面の「イベント種類」で「日程をみんなで決める」を選び、候補日を追加します。候補日は2つ以上入れると始められます。ThisDay には回答期限の専用欄がないため、説明文の冒頭に「◯月◯日までに回答をお願いします」と書いておくのがおすすめです。
2. 参加者は ○・△・× で回答する
参加者は、候補日ごとに ○・△・× のボタンで都合を答え、「回答を保存」を押します。回答にはLINEログインが必要です。候補日ごとの ○・△・× の人数も、その場で見えます。
3. 回答状況を見て、日程を確定する
回答が集まると、名前ごとの回答が表で並び、回答済み・未回答の人数も一目でわかります。決めたい候補日の下にある「確定」ボタンで、日程を確定できます。
「全員が○の日」が見つからなくても、○の人が最も多い日を選ぶ、という判断を、表を見ながら進められます。
規模別・候補日の出し方の目安
- 3〜5人：候補は3つ程度。夜と休日を混ぜて出す
- 10人前後：候補は4〜5つ。曜日をばらして、平日夜と休日を1つずつ入れる
- 20人以上：候補は4〜5つに絞り、「◯人以上集まった日で開催」と先に基準を決めておく
回答がそろわないときの声かけ文例
「日程調整にご協力ありがとうございます。まだ回答がない方は、◯日までにご回答をお願いします。お店の予約の都合で、この日に人数を確定したいです。」
期限の理由を添えること、全体向けに送ること（個別に催促しない）が、角を立てないコツです。
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まとめ
日程調整がうまくいかない原因は、参加者の都合だけではありません。候補日の出し方、回答期限、未回答者への対応によって、調整のしやすさは変わります。
全員参加にこだわりすぎず、参加率が高い日を選ぶ考え方も持っておくと、イベント準備を前に進めやすくなります。
日程調整をもっとスムーズにしたい方へ
ThisDayでは、候補日への回答を集めるところから、決定した日程の共有までを1つのURLで完結できます。LINEでURLを共有するだけで、参加者はLINEでログインして迷わず回答できます。