「今度の飲み会、幹事やってくれない？」
軽い一言で引き受けたものの、いざ動き出すと「あれ、何から手をつければいいんだっけ？」と途方に暮れる。飲み会の幹事を経験したことがある人なら、この感覚に覚えがあるはずです。
お店の予約、参加者の確認、金額の計算、当日のアナウンス——やることは意外と多い。しかも、一つでも抜け漏れがあると当日にバタバタしてしまいます。
この記事では、飲み会の幹事が「企画〜当日」までにやるべきことを時系列で整理しました。初めて幹事を任された方でも、このリストを上から順にこなしていけば段取りに困ることはないはずです。
【2〜3週間前】企画・日程調整フェーズ
幹事の仕事は、飲み会の2〜3週間前からスタートします。直前になってからでは選択肢が狭まってしまうので、早めに動き出すのがコツです。
やること①：目的と規模感を決める
まず最初に考えるべきなのは、「何のための飲み会か」と「何人くらいの規模か」です。
歓送迎会なのか、ただの親睦会なのか、忘年会なのか。目的によって、お店の雰囲気も予算も変わってきます。また、人数の目安がわかっていないとお店の予約もできません。
「主役がいる飲み会」（送別会、歓迎会、誕生日会など）の場合は、主役の都合を最優先で押さえてから他のメンバーの日程を調整するのが鉄則です。
やること②：日程を調整する
目的と規模感が決まったら、候補日を3〜5日ほど出してメンバーに聞きましょう。候補日が少なすぎると全員の予定が合わず、多すぎると回答する側が面倒になります。3〜5日がちょうどいい数です。
LINEグループで「いつ空いてますか？」と聞くと、返信のタイミングがバラバラで集計が大変になりがちです。日程調整ツールを使って一括で回答を集めると、誰が何日に空いているかが一目でわかります。
ここで、ThisDay で候補日を出す場合の流れを実際の画面で見てみましょう。イベント作成画面の「イベント種類」で「日程をみんなで決める」を選ぶと、候補日を出して参加者に回答してもらう形式で始められます。候補日は複数追加できます。
参加者は候補日ごとに ○・△・× で都合を答えます。回答が集まると、候補日ごとの回答状況が名前つきの表で並ぶので、「誰が・どの日に・参加できるか」が一目でわかります。主催者は、決めたい候補日の下にある「確定」ボタンで日時を確定できます。
回答期限は2〜3日に設定しておくのがおすすめです。期限を決めないと、いつまでも回答が集まらず先に進めなくなります。
なお、ThisDay には回答期限を入力する専用の欄がありません。期限を設けたいときは、イベントの説明文の冒頭に「◯月◯日（◯）までに回答をお願いします」と書いておくと、参加者が最初に目にする場所で伝わります。
やること③：お店を予約する
日程が確定したら、すぐにお店を予約します。金曜夜や月末は人気店がすぐ埋まるので、確定した当日に予約を入れるくらいのスピード感が大切です。
お店選びのチェックポイントは以下の通りです。
立地： 参加者の職場や最寄り駅からアクセスしやすいか。複数の路線が使える駅の近くだとベスト。
予算： コース料理なら3,500〜5,000円が一般的。飲み放題込みかどうかを確認しておく。会費制にするのか、傾斜配分（役職者が多めに払う）にするのかも事前に決めておくとスムーズ。
人数の融通： 当日の増減に対応してもらえるか。「○人で予約、±2人くらいは変動するかも」と伝えておくと安心。
個室の有無： 送別会や歓迎会など、主役がいる場合は個室があると演出しやすい。
アレルギー対応： コース料理の場合、事前にアレルギー対応が可能か確認しておく。参加者にもアレルギーの有無を聞いておくと親切。
予約時に「幹事の連絡先」をお店に伝えておくのも忘れずに。当日の急な変更（遅刻者が出た、人数が変わったなど）に対応してもらいやすくなります。
【1週間前】参加確定・詳細連絡フェーズ
お店の予約が完了したら、参加者に詳細を連絡するフェーズに入ります。
やること④：参加者の出欠を最終確認する
日程調整の段階で「参加」と言ってくれていた人にも、1週間前のタイミングでもう一度確認を取りましょう。「日程調整のときは○にしたけど、予定が入ってしまった」というケースは珍しくありません。
ここで最終的な参加人数が確定するので、お店にも正確な人数を伝え直します。
やること⑤：詳細情報を一か所にまとめて共有する
確定した情報をメンバーに連絡します。伝えるべき項目は以下の通りです。
日時： 「○月○日（○）19:00〜」のように、曜日も入れると親切。
場所： 店名＋住所＋Googleマップのリンク。最寄り駅からの徒歩分数もあるとベスト。
会費： 「1人あたり○円（飲み放題込み）」と明記。当日現金で集めるのか、事前振込か、PayPayなどの電子決済に対応するかも書いておく。
その他： 二次会の有無、ドレスコード（あれば）、プレゼント代の徴収（送別会の場合）など。
これらの情報はLINEのトークに流すだけだと埋もれてしまいます。LINEのノート機能に書くか、出欠管理ツールのイベントページにまとめておくと、参加者がいつでも見返せるので「場所どこだっけ？」問題を防げます。
ThisDay を使う場合は、イベントページの「メッセージ」欄に主催者からのお知らせを投稿できます。集合場所の補足や二次会の案内などをここに書いておけば、LINE のトークに流されず、参加者はページを開けばいつでも見返せます。
【前日】最終チェックフェーズ
前日は最終確認の日です。ここで漏れがなければ、当日は安心して楽しめます。
やること⑥：リマインドを送る
参加者に「明日よろしくお願いします！19時に○○集合です」とリマインドを送りましょう。意外とこれが一番大事です。
1週間前に詳細を伝えていても、忙しい社会人は忘れてしまうもの。前日のリマインドがあるかないかで、当日の遅刻率やドタキャン率が大きく変わります。
リマインドには店名・時間・場所のリンクを再掲しておくと、参加者はそのメッセージを見るだけで当日の行動ができます。
やること⑦：お店に最終人数を連絡する
前日までにキャンセルが出た場合は、お店に最終人数を伝えます。コース料理の場合、前日キャンセルだとキャンセル料が発生することもあるので、お店の規約を事前に確認しておきましょう。
やること⑧：お金の準備
会費を当日現金で集める場合、おつりの準備をしておきましょう。全員がぴったりの金額を持ってくるとは限りません。1,000円札と小銭を多めに用意しておくと安心です。
最近はPayPayなどの電子決済で集める幹事も増えています。現金集計の手間がなくなるので、対応できるならおすすめです。
【当日】運営フェーズ
ここまでの準備がしっかりできていれば、当日やることは最小限です。
やること⑨：集合場所で出迎える
開始時刻の10〜15分前にはお店に到着して、幹事として受け入れ態勢を整えましょう。初めてのお店だと場所がわかりにくいこともあるので、「お店の前にいます」とLINEに一報入れておくと親切です。
やること⑩：会計を済ませる
飲み会の終わりに全員から会費を集めます。酔った状態での金銭のやり取りはトラブルの元なので、できれば飲み会の序盤か、乾杯直後に集めてしまうのも一つの手です。
集めた会費と実際の請求額に差額が出た場合は、幹事が立て替えるか多めに回収しておくのが無難です。あとから「100円足りなかったので追加で」と連絡するのはお互いに面倒です。
やること⑪：二次会の段取り（必要な場合）
二次会を予定している場合は、一次会の終盤（ラスト30分くらい）で「二次会行く人〜？」と声をかけて人数を把握します。二次会のお店も事前にリサーチしておくとスムーズですが、当日の雰囲気で決めても問題ありません。
ThisDay を使う場合の補足：会計と二次会
会計では、ThisDay の「当日受付モード」が使えます。参加者ごとの請求額と、一次会・二次会それぞれの集金チェック欄が一覧になり、画面の上部には現在の回収金額が表示されます。支払いの状況は幹事がチェックを付けて管理するので、「誰が払ったか」を記憶やメモに頼らずに確認できます。
二次会がある場合は、一次会とは別に「追加予定」として登録しておくと、場所・時間・会費を分けて案内できます。
【翌日】フォローフェーズ
意外と見落とされがちですが、飲み会の翌日に簡単なフォローをするだけで、「またこの人に幹事やってほしい」と思ってもらえます。
やること⑫：お礼のひと言を送る
翌日、LINEグループに「昨日はありがとうございました！楽しかったです」とひと言送るだけで十分です。写真があれば一緒に共有すると盛り上がります。
送別会や歓迎会の場合は、主役への個別メッセージもあると丁寧です。
幹事がつまずきやすい3つのポイントと対策
ここまでのリストを実際に回してみると、つまずきやすい場所は大きく3つに集約されます。
1. お店に伝えた人数と、当日の人数がずれる
原因の多くは、日程調整の段階の「○」をそのまま人数として数えてしまうことです。1週間前の最終確認（やること④）で参加の意思をもう一度確かめ、その時点の人数をお店に伝え直しましょう。コース料理でキャンセル料がかかる場合は、いつまでなら人数変更できるかも予約時に聞いておくと安心です。
2. 会費の金額や集め方があいまいなまま当日を迎える
「1人いくらで、いつ・どうやって払うのか」が決まっていないと、当日の受付が混み合います。案内文に金額と支払い方法をセットで書き、傾斜配分をする場合は区分ごとの金額まで具体的に載せておきましょう。端数が出ない金額に丸めて、余った分の使い道を決めておくと、精算のやり直しが減ります。
3. 情報が複数の場所に散らばる
日程はA、場所はB、会費はCの投稿に書いてある、という状態になると、参加者は探し回ることになります。決まった情報は一か所にまとめ、「詳細はここを見てください」とリンクで案内する形にすると、個別の問い合わせが目に見えて減ります。
時期別・やることの早見表
| 時期 | やること | ひとことポイント |
|---|---|---|
| 2〜3週間前 | 目的・規模を決める／候補日を出す／お店を予約する | 主役がいる場合は主役の都合を最優先 |
| 1週間前 | 出欠の最終確認／詳細（日時・場所・会費）を共有 | お店には正確な人数を伝え直す |
| 前日 | リマインド／お店に最終人数を連絡／お金の準備 | 店名・時間・場所のリンクを再掲する |
| 当日 | 早めに現地入り／会計／二次会の確認 | 支払いは乾杯直後に集めるのも手 |
| 翌日 | お礼のひとこと | 写真は共有範囲を確認してから |
まとめ：段取りの「見える化」が幹事を救う
飲み会の幹事がやることは多いように見えますが、時系列で整理してしまえば一つひとつはシンプルな作業です。大変なのは「何をいつやればいいかわからない」という状態であって、やることリストさえあれば誰でもこなせます。
特に負担が大きいのは「日程調整」「出欠確認」「リマインド」の3つ。ここをツールで自動化するだけで、幹事の負担は体感で半分以下になります。
幹事は「みんなが楽しめる場を作る人」。事務作業はできるだけ効率化して、当日を一緒に楽しむ余裕を持ちましょう。
日程調整・出欠確認・リマインドをまとめて自動化
ThisDayなら、候補日への回答、日時の確定、出欠の確認、LINE連携済みの参加者へのリマインド通知までを、1つのイベントページで進められます。参加者はLINEでログインし、URLを開いてボタンで回答するだけです。実際の操作画面は、日程調整の使い方と会費管理の使い方で紹介しています。