スタジオの広さは8人が限界。それなのに、ある回は10人から参加の連絡が来てしまいました。誰かに断りを入れるのは気が引けるし、早い者勝ちにするのも雰囲気が悪い。さらに月会費は封筒で集めていたため、「あの人、今月分まだだったかも」と未納の確認に頭を悩ませる——少人数の習い事グループには、こうした事務の負担がついて回ります。
このグループの状況
資格を持つ仲間が中心になって開く、少人数のヨガ自主練グループ。スタジオの都合で定員があり、月単位で会費を集めています。
つまずいていた場面
定員を超える申し込みの管理が難しく、断り方に気を使う。月会費の集金状況が封筒では把握しづらく、未納が分かりにくい。参加予定だった人がうっかり来ないこともありました。
ThisDayを取り入れると
イベントに定員を設定すれば、申し込み状況がひと目で分かり、「あと何人で締め切り」も見えるので、断る場面そのものを減らせます。会費は会費管理で誰が支払い済みかを記録でき、封筒の中身を数える手間がなくなります。開催前にはリマインド通知を送れば、忙しい日常のなかでも参加忘れを防げます。
Before：定員オーバーで断りに気を使い、未納も把握しづらい。After：定員と締め切りが見え、支払い状況も一覧で確認できる。
この事例で活きる機能
- 定員設定 ── スタジオの広さに合わせた人数管理
- 会費管理 ── 月会費の集金・未納を見える化
- リマインド通知 ── 参加忘れを防ぎ継続を支える
よくある質問
人数を定員で制限できますか？
イベントに定員を設定でき、申し込み状況がひと目で分かります。
月会費の集金状況は管理できますか？
会費を設定し、参加者ごとに支払い済みかどうかを記録できます。
始め方の3ステップ
- クラスのイベントを作り、スタジオの広さに合わせて定員を設定します。
- 月会費を会費として設定し、支払い済みチェックで管理します。
- 開催前にリマインドを送り、参加忘れを防ぎます。
運営のひと工夫
- 定員に達したら締め切りが明確になるので、断る場面そのものを減らせます。
- 月初に会費のお知らせを一斉に流すと、未納の確認がスムーズになります。
まとめ
少人数の習い事グループは、事務の負担が続けやすさを左右します。定員・会費・リマインドを任せれば、運営する人もレッスンそのものに集中できます。