飲み会でありがちなのが、「一次会は10人、二次会は6人、三次会は3人」と会ごとに人数が変わるケースです。幹事は各会の参加者と会費を別々に数える必要があり、当日になって「あれ、二次会って結局誰来るんだっけ？」と慌てがちです。会が増えるほど、頭の中で人数を管理するのは無理が出てきます。
ThisDayのサブイベント機能を使えば、ひとつのイベントの中に二次会・三次会をぶら下げて、会ごとの出欠・会費・会場を別々に管理できます。参加者は「一次会だけ」「二次会まで」と自分で選べて、集計はThisDayが自動で行います。
こんなときに使えます
- 一次会と二次会で参加者が変わる飲み会
- 本編のあとに懇親会・お茶会が続くイベント
- 会ごとに会費や会場が違うとき
サブイベントの基本的な使い方
- メインのイベントを作成します（例：忘年会）。
- イベント内でサブイベントを追加し、「二次会」「三次会」などの名前を付けます。
- サブイベントごとに、日時・会場・会費を個別に設定します。会場URL（食べログなど）も貼っておくと、参加者が場所をすぐ確認できます。
- 参加者は会ごとに参加／不参加／未定を選べます。一次会だけの人、二次会まで出る人が、それぞれ自分の都合で選択できます。
会の順番と会費を正しく設計する
サブイベントには表示順を持たせられるので、一次会→二次会→三次会の流れがそのまま並びます。会費は会ごとに設定できるため、「一次会4,000円・二次会3,000円」のように分けておけば、参加の組み合わせごとに集金額が正確に出ます。一次会のみの人と二次会まで出る人で金額が変わっても、手計算は不要です。
つまずきやすいポイント
会場URLを入れ忘れる。二次会は当日決まることも多いですが、決まったらすぐ会場URLを入れておきましょう。場所が共有されていないと、遅刻や迷子が増えます。
支払い済みチェックを後回しにする。会ごとに誰が払ったかを記録できますが、まとめて入力しようとすると記憶が曖昧になります。受付しながらその場でチェックするのが確実です。
もっと便利に使うコツ
- 会費はサブイベント単位で。会ごとの金額設定が、後の集金管理を正確にします。集金のやり方は会費・支払い管理の記事で詳しく解説しています。
- 未定を許容する。二次会は「流れで決める」人が多いもの。未定で残してもらえば、当日の見込み人数が読みやすくなります。
- 三次会以降は気軽に追加。盛り上がって会が増えても、その場でサブイベントを足せば管理できます。
まとめ
会が増えるほど幹事の管理は煩雑になりますが、サブイベントで会ごとに分けておけば、出欠も会費もThisDayが引き受けてくれます。二次会・三次会がある集まりこそ、この機能の出番です。日程そのものがまだ決まっていない場合は、先に候補日調整で本編の日を固めましょう。