金曜の夜、グループチャットに「明日18時から1時間、誰か来れる？」と投げる。既読はつくのに、土曜の朝になっても集まっているのは6人。コートの定員は8人で、キャンセル期限は刻一刻と近づく。結局、幹事が一人ひとりに電話をかけて回って、なんとか頭数を揃える——社会人フットサルの幹事なら、この週末の光景に覚えがあるはずです。
楽しいはずの運動が、人数集めのストレスで億劫になってしまう。その原因は、出欠が「見えない」ことにあります。
このチームの状況
10〜20人ほどのメンバーで、週末に不定期で集まる社会人フットサルチーム。固定の常連に加えて「来られたら来る」層も多く、毎回の出欠が直前まで読めないのが悩みです。
つまずいていた場面
募集はいつもチャット頼み。「行ける」「たぶん無理」「あとで連絡する」が入り混じり、結局何人になるのか最後まで分かりません。定員に届かずコートを泣く泣くキャンセルした週もあれば、逆に集まりすぎて交代要員が余ったことも。さらに、出欠を答えたつもりが当日「すっかり忘れてた」と来ない人がいて、人数の読みはいつも狂いました。
ThisDayでこう変わる
まず、募集を「チャットで聞く」から候補日調整に切り替えます。次の数週末を候補として並べ、メンバーは各日に○△×で答えるだけ。すると、前の週の段階で「6/15は8人いける」と人数が見えるようになります。定員を設定しておけば「あと2人で開催」も分かるので、コート確保の判断が早まります。
日程が固まったら、リマインド通知をLINEに設定。開催が近づくと参加予定者に自動でお知らせが飛ぶので、「忘れてた」によるドタキャンが減ります。会場費はその場で割り勘になりがちですが、会費管理で誰が払ったかを記録すれば、立て替えっぱなしも防げます。
Before：当日朝まで人数が読めず、幹事が電話で頭数集め。After：前の週に出欠が出そろい、定員到達も一目。当日のドタキャンも減る。
この事例で活きる機能
- 候補日調整＋定員 ── 開催可否の判断が前倒しになる
- リマインド通知 ── 「忘れてた」を減らし歩留まりを上げる
- 会費管理 ── 会場費の集金漏れ・立て替えを防ぐ
よくある質問
ゲストでも候補日に回答できますか？
はい。共有リンクから、アカウント登録なしで○△×の回答ができます。普段アプリを使わないメンバーも巻き込めます。
定員に達したかどうかは分かりますか？
イベントに定員を設定すれば、現在の参加状況と「あと何人か」が見えるので、コート確保の判断材料になります。
始め方の3ステップ
- チームのグループを作り、常連メンバーを招待します。
- 次の3〜4週末を候補日にしてイベントを作成し、コートに合わせて定員を設定します。
- 共有リンクをチャットに貼り、各自に○△×で答えてもらいます。
運営のひと工夫
- 候補日は金・土・日と曜日を散らすと、シフト勤務の人の都合も拾いやすくなります。
- 確定したらすぐリマインドをオン。前日にお知らせで一言添えると、当日の歩留まりがさらに上がります。
まとめ
「人数が読めない」という不安の正体は、答えが見えないこと。出欠を可視化するだけで、週末の運営はぐっと軽くなります。電話で頭数を集める時間を、プレーそのものに回せるようになります。