試合が終わって、流れで打ち上げへ。盛り上がるのはいいのですが、幹事の頭の中ではすでに計算が始まっています。試合に来たのは10人、打ち上げは6人、球場代は人数で割って、ボール代はどこから出すか——居酒屋の片隅でスマホの電卓を叩きながら、「あれ、誰がまだ払ってないんだっけ」と確認に走る。草野球の幹事には、おなじみの光景でしょう。
このチームの状況
15〜25人規模で、試合のたびに参加メンバーが入れ替わる草野球チーム。試合には出るけど打ち上げはパス、という人も多く、ひとつの試合日のなかで会ごとに人数が変わります。
つまずいていた場面
試合と打ち上げで参加者が違うため、集計はいつも二度手間。球場代・道具代の集金も、誰がいくら払ったかを覚えきれず、後日「実は受け取ってなかった」が判明することもありました。集合場所の連絡はチャットに流れて、当日「どこ集合だっけ」と問い合わせが相次ぐ始末です。
解決の流れ
サブイベント機能で、ひとつの試合日に「試合」と「打ち上げ」をぶら下げます。参加者は会ごとに出欠を選べるので、「試合だけ」「打ち上げまで」が自動で振り分けられ、幹事が数え直す必要はありません。会費も会ごとに設定でき、支払い済みのチェックを受付の場でつけていけば、集金状況がそのまま記録になります。集合・持ち物はお知らせで一斉に流せば、チャットに埋もれません。
Before：会ごとの人数を手計算、集金は記憶頼みで漏れが出る。After：会ごとに出欠と会費が分かれ、支払い状況も一覧で確認できる。
この事例で活きる機能
- サブイベント ── 試合＋打ち上げを会ごとに管理
- 会費管理 ── 球場代・道具代の集金を見える化
- お知らせ ── 集合・持ち物の連絡を確実に届ける
よくある質問
試合と打ち上げで会費を分けられますか？
はい。サブイベントごとに会費を設定できるので、試合と打ち上げで別々の金額を管理できます。
誰が支払い済みか後から確認できますか？
参加者ごとに支払い済みフラグを記録でき、一覧で未払いの人を確認できます。
始め方の3ステップ
- 試合のイベントを作成し、球場代の頭割りを目安に会費を入力します。
- サブイベントで「打ち上げ」を追加し、会費と会場を別に設定します。
- 当日は受付で支払い済みチェックをつけ、集金状況をその場で記録します。
運営のひと工夫
- 球場代は割り切れないことが多いので、会費は端数を丸め、差額はチーム会計でならすと管理が楽です。
- 打ち上げ会場は仮で入れておき、決まり次第URLを更新すれば、当日の案内に間に合います。
まとめ
会が増えるほど、幹事の暗算では追いつかなくなります。サブイベントと会費管理に任せれば、電卓を叩く時間も、集金の催促も最小限に。試合のあとの一杯を、幹事も心から楽しめます。