この記事について：実在するチームの体験談ではありません。草野球チームでよくある運営の悩みを例に、ThisDayでどう進められそうかを「想定」として書いたものです。人数や金額も例で、ThisDayを使った結果の報告ではありません。
試合が終わって、流れで打ち上げへ。盛り上がるのはいいのですが、幹事の頭の中ではすでに計算が始まっています。試合に来たのは10人、打ち上げは6人、球場代は人数で割って、道具代はどこから出すか。居酒屋の片隅でスマホの電卓を叩きながら「あれ、誰がまだ払ってないんだっけ」と確認に走る。草野球の幹事には、おなじみの光景でしょう。
想定する状況
15〜25人ほどの草野球チームで、試合は月に2回ほど。毎回の参加メンバーが入れ替わり、試合には出るけれど打ち上げはパスという人もいます。つまり、同じ日の中に「試合の参加者」と「打ち上げの参加者」という2つの名簿があり、会費もそれぞれ違います。
この形だと、幹事の負担は次の3つに集まりがちです。
- 試合と打ち上げの人数を、別々に数え直す
- 球場代・打ち上げ代を、誰が払ったか覚えきれない
- 集合場所や持ち物の連絡が、チャットの雑談に埋もれる
ThisDayで進めるなら（想定）
1. 試合をイベントにして、打ち上げをサブイベントにする。試合日のイベントを作り、その中にサブイベントとして「打ち上げ」を追加します。サブイベントごとに日時・会場・会費を設定でき、参加者は試合と打ち上げを別々に「参加」「欠席」で答えられます。幹事が数え直す必要はありません。
2. 会費は、イベントごとに金額を決めておく。球場代の頭割りは試合側、飲食代は打ち上げ側に設定します。割り切れないときは端数を丸めて、差額はチーム会計でならす、といったルールを先に決めておくと管理が楽です。
3. 受付で「支払い済み」にチェックを入れる。当日、現金を受け取るたびに支払い済みのチェックをつけていけば、誰が未払いかが一覧で分かります。ThisDayは当日現金で集める前提の記録機能で、オンライン決済ではありません。
4. 集合場所や持ち物は、お知らせで流す。「球場の入口はここ」「ボールは各自持参」といった連絡はお知らせにまとめます。未払いの人への声かけは、全体ではなくDMでそっと送れます。
5. 次の試合は、前回を土台にして作る。会場や説明文はほぼ同じなので、過去のイベントを複製して日付だけ直せば、下書きができあがります。参加者の回答は引き継がれないため、毎回まっさらな募集として始められます。
画面で見る：試合と打ち上げを分ける設定
ThisDay のイベント作成画面にある「詳細設定」を開くと、会費や定員のほか、「追加予定」を登録できます。二次会や別会場の予定をひとつのイベントにまとめて管理するための欄です。草野球なら、メインを「試合」、追加予定を「打ち上げ」とするイメージです。
参加者が回答するときは、メインの「参加・未定・欠席」を選んだあと、追加予定ごとに「参加」「欠席」を答えます。試合には出るけれど打ち上げは欠席、という人も、1回の回答で伝えられます。
試合と打ち上げ、管理する内容の分け方（例）
| 項目 | 試合 | 打ち上げ |
|---|---|---|
| 日時・場所 | グラウンドと開始時刻 | 店と開始時刻（試合の終了時刻に合わせる） |
| 費用の考え方 | 球場代・ボール代などを人数で割る | 飲食代を人数で割る |
| 出欠で確認すること | 人数が9人そろうか、助っ人は必要か | 予約人数と、途中参加・不参加 |
| 当日のチェック | 集合時に出欠と会費 | 店で会計するときに支払い済みを確認 |
金額は一例です。割り切れない分の扱い（端数を丸める、差額はチーム会計から出すなど）を先に決めておくと、当日の計算が楽になります。
当日の受付チェックリスト
- 試合の参加者は、集合時にイベントページの参加状況で名前を確認する
- 会費を受け取ったら、その場で「支払い済み」にチェックを入れる
- 助っ人はLINE連携がない場合、幹事が名前を手動で追加する
- 打ち上げの人数が変わったら、お店に連絡する前にサブイベントの参加人数を見直す
お知らせ・DMの文面例
全員への連絡は、イベントのお知らせにまとめます。タイトルに【集合】や【変更】を付け、本文の最初に結論を書くと、通知だけで内容が伝わります。（以下は文面の例です。実際の運用結果ではありません）
【集合】明日の試合は8:30にグラウンド入口に集合です。ボールは各自持参でお願いします。打ち上げは試合後、駅前の店で18:00からの予定です。
未払いの人への声かけは、全体の場ではなくDMで個別に送ります。（以下は文面の例です。実際の運用結果ではありません）
お疲れさまです。先日の試合の会費、まだ受け取れていないようです。次回の集合時で大丈夫ですので、持ってきてもらえると助かります。
つまずきやすい点
- 打ち上げの会場が当日まで決まらないときは、仮の内容で作っておき、決まり次第サブイベントを更新します。
- 支払い済みのチェックは、受け取った場面でその都度つけるのが確実です。あとでまとめて入力すると、記憶があいまいになります。
- 助っ人に1回だけ来てもらう場合は、幹事が手動で参加者に追加できます。ただし手動追加の人にはリマインド通知が届きにくいため、集合時間は別に伝えておくと安心です。
まとめ
試合と打ち上げで人数が変わるチームでは、「名簿を2つ持つこと」そのものが幹事の負担です。サブイベントと会費の記録に任せれば、電卓を叩く時間を減らして、試合のあとの一杯を幹事も楽しめるはずです。