イベント説明文は、ただの告知ではありません。参加者が「自分は参加できそうか」「参加して大丈夫そうか」を判断するための材料です。魅力的な言葉を並べることよりも、必要な情報が過不足なく分かりやすいことの方が、実際の参加率には効いてきます。
最初の3行で概要を伝える
スマートフォンで見る参加者にとって、冒頭の数行が読まれるかどうかの分かれ目です。どんなイベントか、誰向けか、初参加でも大丈夫かを最初の3行で伝えると、続きも読んでもらいやすくなります。
説明文テンプレート
- イベント概要
- 対象者（初心者歓迎・経験者向けなど）
- 開催情報（日時・場所・会費）
- 当日の流れ
- 持ち物
- 注意事項
よくある失敗
- 情報が少なすぎて判断材料にならない
- 長文だけで要点が読みにくい
- 内輪ネタが多く初参加者が置いてけぼりになる
- 前回の日時や会場の記載が残ったままになっている
写真や地図があると伝わりやすい
文章だけでは伝わりにくい会場の雰囲気や集合場所は、写真や地図を1枚添えるだけで参加者の不安がかなり減ります。特に駅から少し歩く会場では効果的です。
過去の説明文を見直す機会にもなる
説明文を書き直す作業は、そのイベント自体の目的やターゲットを幹事自身が再確認する機会にもなります。惰性で続けていた項目に気づき、内容そのものを見直すきっかけになることもあります。
定期イベントは共通部分を使う
毎回ゼロから書く必要はありません。開催目的、持ち物、注意事項といった変わらない部分はテンプレート化しておき、日時や会場、参加人数の枠だけを毎回更新すると、告知文の作成時間を大きく減らせます。
専門用語やコミュニティ用語は最小限に
常連の間で通じる略語や呼び方は、初めて読む人にとっては意味不明な単語になりがちです。説明文だけは誰が読んでも分かる言葉を意識すると、初参加のハードルが下がります。
読み手の目線で読み返す
書き終えたら、そのイベントを一度も知らない人になったつもりで読み返してみましょう。自分では当たり前だと思っている情報ほど、実は説明が抜けていることに気づけます。
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告知文の使い回しをラクにしたいなら
ThisDayならイベントを複製して日時や会場だけ差し替えられるので、定期開催のたびに説明文を一から書き直す手間を減らせます。