リマインドは参加者を急かすためのものではなく、安心して当日を迎えてもらうための案内です。日時、集合場所、持ち物を再確認できるだけで、参加忘れや思い違いのかなりの部分を減らせます。
イベント別の目安
- 飲み会・交流会：3日前と前日
- スポーツイベント：前日
- 勉強会・ワークショップ：1週間前と前日
- 地域イベント：1週間前、3日前、前日
イベントの性質によって適切なタイミングは変わりますが、共通しているのは「前日」がほぼ必須だという点です。
定期開催ほど忘れられやすい
毎月・毎週開催しているイベントは、参加者にとって「いつもの予定」になっている分、逆に日付を勘違いしやすくなります。定期開催だからこそ前日の案内を省略しないことが大切です。
伝える内容
- イベント名
- 日時
- 集合場所
- 持ち物
- 会費
- 雨天時の扱い
- 欠席時の連絡方法
通知手段は一つに絞らない
LINEの通知を見落とす参加者もいるため、重要なリマインドは複数の手段（グループ通知＋個別メッセージなど）を組み合わせると到達率が上がります。
リマインドは欠席連絡のきっかけにもなる
リマインドを送った後に、それをきっかけとした欠席連絡が来ることがあります。当日の無断欠席になるより、事前に分かった方が会場や人数の調整がしやすく、運営側としても助かります。
リマインドの文面も使い回せる
伝える項目はほぼ毎回同じなので、一度作った案内文をテンプレート化しておけば、開催のたびに書き直す手間を減らせます。
リマインドしすぎにも注意
案内の回数が多すぎると、かえって「またか」と読み飛ばされることがあります。伝えるタイミングを絞り、内容を簡潔にまとめる方が最後まで読んでもらいやすくなります。
返信不要の一言を添える
リマインドのたびに返信を求めると参加者の負担になります。「返信不要です、当日お待ちしています」の一言を添えるだけで、確認のためだけに返信する手間を減らせます。
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リマインドを送り忘れないようにしたいなら
ThisDayならリマインド通知の仕組みを使えるので、前日案内を手動で送り忘れる心配を減らせます。