ドタキャンが多発している場合、参加者個人の意識の問題だけでなく、イベント運営側のやり方に原因があることもあります。まずは「なぜ起きているのか」を運営側の視点で整理してみましょう。
募集が早すぎる
2か月前に参加登録した時点では行くつもりでも、開催日が近づくにつれて仕事や家庭の予定が入り、優先順位が変わることがあります。募集が早いイベントほど、途中でのリマインドが重要になります。
イベント内容が伝わっていない
レベル感、持ち物、会費、当日の流れが曖昧なままだと、参加者は直前になって「自分に合うか分からない」と不安になり、それが欠席につながることがあります。
リマインド不足
参加する意思はあっても、単純に忘れてしまうケースは想像以上に多いです。前日の一言案内は、内容確認だけでなくドタキャン防止にも役立ちます。
会費の前払い・後払いでも変わる
後払い制のイベントは、会費未払いのハードルの低さがそのままキャンセルのハードルの低さにつながることがあります。事前決済にするだけでキャンセル率が下がるケースもあります。
初回参加者ほど気軽に断らせてあげる
「一度参加すると毎回断りにくくなる」と感じさせてしまうと、無理な参加やドタキャンにつながりやすくなります。最初から「都合が悪ければ無理せず」というスタンスを伝えておくと、長期的な参加率はかえって安定します。
キャンセルしづらい雰囲気
「今さら断りづらい」という空気があると、連絡を後回しにした結果そのまま当日キャンセルになることがあります。「都合が悪くなったらいつでも早めに教えてください」と伝えておくだけで、事前連絡がしやすくなります。
常連の欠席率も見ておく
特定のメンバーの欠席が続く場合は、そのイベント自体の内容や開催頻度が合わなくなってきているサインのこともあります。個別に理由を聞いてみる価値があります。
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直前のドタキャンを減らしたいなら
ThisDayならリマインド通知の仕組みを使って開催前に自動で案内を届けられるので、単純な忘れによるドタキャンを減らしやすくなります。