日程調整では、参加できる日は「○」、難しい日は「×」で答えることが多いですが、実際にはその中間もあります。
ThisDayの「△」は、まだ予定がはっきりしない人や、条件次第で参加できる人が答えやすくなるための選択肢です。
「△」はどんなときに使う？
- 時間によっては参加できる
- 仕事や家庭の予定がまだ確定していない
- 遅れて参加できるかもしれない
- 人数が足りなければ参加したい
- 会場や内容次第で決めたい
○か×しかないと、迷っている人は回答を後回しにしがちです。△があることで、ひとまず意思表示をしやすくなります。
回答率を上げる候補日の出し方
候補日を出すときは、参加者が判断しやすいように、候補を増やしすぎないことが大切です。
- 候補日は3〜5個程度から始める
- 曜日や時間帯に偏りを作りすぎない
- 「△でも回答してください」と一言添える
- 締め切りを決めておく
候補日の基本的な作り方は、日程調整の回答方法も参考になります。
候補日が多すぎると何が起きる？
候補日が10個、15個と増えると、参加者は一つひとつ予定を確認する必要があり、回答の負担が大きくなります。結果として、回答が遅れたり、途中で諦められたりしがちです。
最初は少なめの候補日で始め、全員が×の日が多いなら、新しい候補日で再度調整するほうが、全体としては早く決まることがあります。
△が多いときの見方
△が多い日は、完全にダメな日ではありません。少し条件を変えれば開催できる可能性があります。
たとえば、開始時間を30分遅らせる、会場を近い場所にする、二次会だけ参加を認めるなど、調整の余地がある日として見ておくと便利です。
日程を決めるときの考え方
回答が集まったら、次のような順番で開催日を絞ると決めやすくなります。
- ○が一番多い日を確認する
- ×が少ない日を確認する
- △の人が多い日は、条件を変えられないか考える
- どうしても外せない参加者がいる場合は、その人の回答を優先する
○の数だけで決めるのではなく、△の内訳も見ておくことで、後から「やっぱり行けなくなった」という事態を減らせます。
幹事が添えるとよい一言
回答を集めるときは、次のように伝えると参加者が答えやすくなります。
- 「まだ予定が分からない場合は△で大丈夫です」
- 「遅れて参加できる日は△にしてください」
- 「人数調整の参考にしたいので、迷っている日も回答してください」
△を使うときの注意点
△は便利ですが、最後は開催日を決める必要があります。回答を集めたあと、△の人に個別に確認するのか、○が多い日で決めるのかを、あらかじめ考えておくとスムーズです。
また、△のまま締め切りを過ぎてしまわないように、確定の前に一度だけ「△の方は、可能なら○か×に更新してください」と案内するのも一つの方法です。
確定後は、参加者に分かるようにイベントを公開・共有し、必要に応じてリマインド通知も確認しておきましょう。
まとめ
△は、迷っている人を置き去りにしないための選択肢です。○か×だけで決めるより、参加者の温度感を拾いやすくなります。日程調整では、△を「曖昧な回答」ではなく「調整の余地がある回答」として活用してみてください。