この記事について：実在するヨガ自主練グループの体験談ではありません。少人数の習い事グループでよくある悩みを例に、ThisDayでどう進められそうかを「想定」として書いたものです。人数や金額も例で、ThisDayを使った結果の報告ではありません。
スタジオの広さは8人が限界。それなのに、ある回は10人から参加の連絡が来てしまいました。誰かに断りを入れるのは気が引けますし、早い者勝ちにするのも雰囲気が悪い。さらに月会費は封筒で集めていたので、「あの人、今月分はまだだったかも」と未納の確認に頭を悩ませる。少人数の習い事グループには、こうした事務の負担がつきまといます。
想定する状況
資格を持つ仲間が中心になって開く、ヨガの自主練グループです。スタジオの都合で定員があり、会費は月単位で集めています。悩みは次の3つです。
- 定員を超える申し込みを、角が立たないように管理したい
- 封筒で集める会費の、未納が分かりにくい
- 参加予定だった人が、うっかり来ないことがある
ThisDayで進めるなら（想定）
1. 定員をイベントに設定する。イベントに定員を入れると、ページに「定員8名」と表示されます。人数が定員に達すると、新しく「参加」を選べなくなり、「定員に達したため」という案内が出ます。運営が一人ひとりに断る場面を、仕組みの側で減らせます。回答の締め切りも決めておけば、準備の見通しも立ちます。
2. 会費は、支払い済みのチェックで記録する。ThisDayの会費管理は、イベントごとに会費を設定し、参加者ごとに支払い済みかどうかをチェックする記録機能です。月会費をそのまま管理する機能ではないため、たとえば月初の練習イベントに月会費を設定し、受け取った時点でチェックをつける、といった運用が考えられます。当日現金で集めることが前提です。
3. 未納の確認は、DMでそっと。全体の場で指摘せず、DMで個別に連絡すれば、気まずさを避けられます。
4. 参加忘れは、リマインドで防ぐ。「参加」か「未定」で答えたLINE連携済みの人には、リマインド通知が自動で届きます。開始が10時より前なら前日の夜20時ごろ、10時以降なら当日の朝8時ごろに届きます。
画面で見る：定員・会費・リマインド
定員は、イベント作成画面の「詳細設定」で入力できます。空欄の場合は無制限です。会費も同じ欄で設定できます。
当日は、受付モードで集金チェックを付けられます。参加者ごとに、支払い済みかどうかを確認できます。
リマインドは、LINE連携済みの人に届きます。マイページの「連携」欄で、連携の状態を確認できます。
定員を超えたときの運用（例）
| 場面 | 運営の対応 |
|---|---|
| 定員に達した | 新しい「参加」は選べなくなり、「定員に達したため」という案内が出る |
| キャンセルが出た | 空いた枠について、希望者にDMで個別に案内する（キャンセル待ちの機能はありません） |
| 見学したい人がいる | 幹事が手動で追加する（リマインドは届かないため、時間と場所は別に伝える） |
月会費の運用手順（例）
- 月初の練習イベントに、月会費を設定する
- 当日、受け取ったらその場で「支払い済み」にチェックを入れる
- 月末に、未チェックの人を確認する
- 未払いの人にはDMで、そっと声をかける
DMの文面例
定員に達していたため、今回はお待ちいただいていました。1名キャンセルが出たので、参加できます。ご都合はいかがでしょうか。（文面の例です）
今月分の会費、まだ受け取れていないようです。次回の練習のときで大丈夫ですので、お願いします。（文面の例です）
つまずきやすい点
- 定員を超えた人のためのキャンセル待ちの機能はありません。希望者がいる場合は、運営がDMで個別に案内する形になります。
- 定員は、回答を締め切る前に変更もできますが、すでに参加している人数より少なくならないよう注意してください。
- 支払い済みのチェックは、お金を受け取ったその場でつけるのが確実です。後回しにすると、未納の判断があやふやになります。
- 見学希望者は、幹事が手動で追加することもできます。ただし手動追加の人にはリマインドが届きにくいため、時間と場所は別に伝えておきましょう。
まとめ
少人数の習い事グループでは、事務の負担が続けやすさを左右します。定員の表示で断る気まずさを減らし、支払い済みのチェックで会費を記録し、リマインドで参加忘れを防ぐ。運営する人がレッスンそのものに集中できる環境に、少しずつ近づけられるはずです。