イベント運営を始めたばかりの頃は、LINEグループだけで十分に感じることがあります。日程連絡、出欠確認、場所共有程度なら運営できます。しかし参加者や開催回数が増えると、次のような不便が出てきます。
出欠状況が分からなくなる
「参加します」「たぶん行けます」「まだ分かりません」という返信が流れ、現在の参加人数を把握しにくくなります。人数を数えるために、幹事が会話を何度もさかのぼることになりがちです。会場の予約人数や、準備する物の数を決める場面で困ります。
情報が流れてしまう
集合場所、集合時間、持ち物などの重要な情報も、雑談や別の連絡に埋もれてしまいます。「集合場所はどこでしたっけ」という質問が毎回出る場合は、情報が流れているサインです。
初参加者が入りにくい
既存メンバーには分かっていても、初参加者にはイベントの概要、参加状況、募集内容が見えにくい場合があります。過去のやり取りが長いほど、途中から加わった人は全体を追えません。
回答の履歴が残りにくい
誰がいつ、どの回に参加したかが、会話の中に散らばってしまいます。次回の人数の見込みを立てたいときや、参加が続いているメンバーを把握したいときに、振り返りにくくなります。
こんな状態になっていたら見直しのサイン
- 人数を数えるために、毎回トークをさかのぼっている
- 同じ質問（集合場所、時間、持ち物）が、何度も出てくる
- 新しく入った人が、「今回はいつですか」と聞いてくる
- 返信しない人がいて、参加するのか分からない
どれか一つでも当てはまるなら、LINEの使い方を変えるタイミングかもしれません。
LINEは連絡、イベントページは管理
LINE自体が悪いわけではありません。連絡手段として使いながら、出欠や場所はイベントページで管理するように役割を分けると、運営しやすくなります。LINEのトーク画面は連絡用に保っておけます。
- LINE：お知らせ、雑談、当日の連絡
- イベントページ：日時、場所、出欠、定員、持ち物
役割を分けると何が変わるか
出欠をページで集めると、参加、不参加、未回答が一覧で分かります。幹事は数える手間がなくなり、参加者も、自分が回答済みかどうかをすぐ確認できます。重要な情報は、ページに書いておけば、会話の流れに左右されません。初参加者にも、ページのURLを渡すだけで概要が伝わります。
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LINEでの運営に限界を感じたら
ThisDayは、LINEのグループにイベントページのURLを共有するだけで、出欠を一か所に集められます。今までのLINEグループの使い方は変えずに、出欠や場所の管理だけを切り出せます。