「体験参加のときは楽しそうだったのに、その後連絡が途絶えてしまった」
「新メンバーを毎月迎えているのに、半年後に残っているのは1〜2人だけ」
社会人サークルやスポーツチーム、趣味の集まりを運営していると、新規メンバーの「定着」は常に悩みの種です。SNSや掲示板で募集をかけて、体験参加まではスムーズに来てくれる。でも、そこから「常連」になってもらうまでのハードルが意外と高い。
この記事では、サークル運営歴のある幹事・代表の視点から、新規メンバーが2回目、3回目と足を運んでくれるようになるための具体的な工夫を7つご紹介します。
1. 初参加のハードルを徹底的に下げる
新しい環境に飛び込むのは、誰にとっても勇気がいることです。「興味はあるけど、知り合いがいないから不安」「途中から入って馴染めるかな」——こうした心理的なハードルを、運営側からどれだけ下げられるかが最初のポイントです。
具体的にできることとしては、まず募集ページやSNSに「初参加の方は○○さん（幹事）が入口でお迎えします」と書いておくだけで、安心感がまったく違います。会場に着いて誰に声をかければいいかわからない、という状態が一番つらいからです。
また、初回の参加費を無料または割引にしているサークルは多いですが、それに加えて「手ぶらでOK」「途中参加・途中退出OK」と明記しておくと、さらにハードルが下がります。
2. 「最初の10分」で居場所を作る
定着率に最も影響するのは、実は活動内容そのものではなく、初参加の最初の10分間の体験です。
到着してから何をすればいいかわからないまま放置されると、人は「自分はここに歓迎されていないのかも」と感じてしまいます。逆に、到着した瞬間に笑顔で名前を呼ばれて、「今日はこんな流れですよ」と簡単に説明してもらえるだけで、緊張はぐっとほぐれます。
おすすめなのは、新規メンバーに対する「最初の10分マニュアル」を運営メンバー間で共有しておくことです。大げさなものではなく、「名前を聞く → 今日の流れを30秒で説明する → 近くにいる常連メンバーを1人紹介する」の3ステップだけで十分です。
3. 常連メンバーを「巻き込む」仕組みを作る
新規メンバーのケアを幹事一人で抱え込むと、負担が大きくなりすぎます。大切なのは、常連メンバーにも自然に協力してもらえる仕組みを作ることです。
たとえば、「今日は初参加の方がいるので、休憩時間に話しかけてあげてください」とLINEグループで事前にひと言伝えておくだけで、当日の空気が変わります。
もう少し仕組み化するなら、「バディ制度」を導入する方法もあります。初参加者1人に対して常連メンバー1人を「今日の案内役」として割り当てるシンプルな仕組みです。案内役は特別なことをする必要はなく、休憩時間に「楽しめてますか？」と声をかける程度で構いません。それだけで、初参加者の「ぼっち感」は大きく軽減されます。
4. 初参加後「24時間以内」にフォローする
体験参加の当日は楽しんでくれていたのに、その後フェードアウトしてしまうケースの多くは、帰宅後のフォロー不足が原因です。
人の記憶と感情は、時間が経つほど薄れていきます。「楽しかったな」というポジティブな感情が鮮明なうちに、次のアクションを促すことが重要です。
理想は、当日の夜か翌日の午前中までに「今日は来てくれてありがとうございました！次回は○月○日の予定です」と個別にメッセージを送ること。LINEでひと言送るだけでも、「ちゃんと覚えてくれているんだ」という安心感につながります。
このとき、次回の日程が決まっていればスムーズに伝えられますし、まだ決まっていなければ「次回の日程が決まったらお知らせしますね」と伝えておくだけでも効果があります。
5. 「次回の予定」を常に見える化しておく
定着率が低いサークルに共通する特徴のひとつが、「次回の開催日がわからない」状態が長く続くことです。
活動が月1回のサークルの場合、前回の活動から2〜3週間何も連絡がないと、新規メンバーは「もう活動してないのかな」「自分は誘われていないのかな」と不安になります。
対策はシンプルで、次回の予定をできるだけ早く告知することです。活動日当日に次回の候補日を出してしまうのが理想。その場で「次回は○日か○日で考えてるんですけど、どっちが来やすいですか？」と聞いてしまえば、新規メンバーも「次も参加していいんだ」と自然に感じられます。
日程調整や出欠確認にツールを活用すれば、この「見える化」がさらに楽になります。イベントページを作って共有しておけば、メンバーはいつでも次回の予定を確認でき、「聞きそびれた」という事態も防げます。
6. 「3回参加するまで」を意識的にサポートする
新規メンバーの定着には「3回の壁」があるとよく言われます。
1回目は「お試し」。2回目は「もう一度行ってみようかな」。3回目に来てくれたら、かなりの確率で定着します。つまり、運営側が意識的にケアすべきなのは、1回目から3回目までの期間です。
この期間にできることとしては、2回目の参加前に「前回の活動の写真」や「次回の見どころ」をLINEで共有するのが効果的です。「前回こんなに盛り上がったんですよ」というポジティブな振り返りがあると、「また行きたい」という気持ちが強くなります。
また、3回目の参加後には「LINEグループに入りませんか？」「メンバー登録しませんか？」と声をかけるタイミングとして適切です。初回でいきなりグループ招待をすると引かれてしまうことがありますが、3回来てくれた人なら自然に受け入れてもらえます。
7. 去っていった人から「理由」を聞く勇気を持つ
定着率を上げるためのヒントは、実は「来なくなった人」が持っています。
2回目以降来なくなった人に対して、「もしよければ、来なくなった理由を教えていただけませんか？」と丁寧に聞いてみることは、とても勇気がいることです。でも、ここから得られるフィードバックは、どんなマニュアルよりも具体的で実用的です。
「レベルが合わなかった」「内輪のノリについていけなかった」「日程が合わなくなった」——理由はさまざまですが、パターンが見えてくると対策も立てやすくなります。
ただし、これは強制ではありません。返信がなくても追いかけないのがマナーです。一度だけ丁寧に聞いて、返答がなければそっとしておきましょう。
ThisDay で「入りやすさ」と「次の予定」を見えるようにする
ここまでの工夫は、道具に頼らなくても実践できます。そのうえで、「見えるようにする」部分を ThisDay で補う例を紹介します。
グループの公開ページで、雰囲気を先に伝える
ThisDay では、グループの紹介文と活動の記録をまとめた「公開グループページ」を作れます。初参加の人は、申し込む前にこのページを見て、どんな人が、どんな雰囲気で活動しているのかを確認できます。参加は承認制なので、運営側で受け入れを決められる点も、初めての人にも運営側にも安心材料になります。
ページ下部の「活動実績」には、日付・タイトル・内容を添えて開催の記録を残せます。たとえば「初参加の方が3人。ゆるく楽しく開催」のように書いておくと、初めて見る人が雰囲気をつかみやすくなり、工夫②の「最初の10分」の安心感を、参加前から伝えることができます。
毎回同じ案内は「テンプレート」で、初参加の人にも同じ丁寧さで
持ち物、集合の仕方、キャンセルの連絡方法などは、毎回ほぼ同じ内容です。ThisDay ではイベントの説明文をテンプレートとして登録でき、新しいイベントを作るときに呼び出せます。日時と会場だけを更新すれば、初参加の人にも毎回同じ丁寧な案内が届くので、工夫①の「ハードルを下げる」を、幹事の負担を増やさずに続けられます。
そのまま使える！初参加メンバー向けメッセージ文例
「何を書けばいいかわからない」という声が多いので、場面別の文例をまとめます。自分の言葉に直して使ってください。
参加が決まったとき（前日まで）
「ご参加ありがとうございます！当日は◯時に◯◯で集合です。初参加の方には、私（◯◯）が入口でお迎えしますので、気軽に声をかけてくださいね。動きやすい服装と、飲み物があれば十分です。」
終了後24時間以内
「今日は来てくださってありがとうございました！◯◯さんが入ってくれて、いつもより盛り上がりました。次回は◯月◯日の予定です。日程が決まったら、またお知らせしますね。」
2回目の前
「前回は◯◯で盛り上がりましたね。次回は◯◯をやる予定です。お時間が合えば、また顔を見せてもらえるとうれしいです。」
ポイントは、①相手の名前や具体的な出来事を一言入れる、②次の予定を添える、③返信を求めすぎない、の3つです。
初参加の方を迎える日のチェックリスト
- 前日までに、初参加の方がいることを常連メンバーにも伝えた
- 入口でお迎えする担当を決めた
- 自己紹介のタイミングと、ひとこと（名前＋参加のきっかけ）を決めた
- 休憩時間に話しかける役を1人決めた
- 終了後の連絡（お礼＋次回の予定）を送る準備をした
まとめ：「また来たい」と思わせる小さな積み重ね
新規メンバーの定着率を上げるために、特別な予算や大がかりな仕組みは必要ありません。大切なのは、「初参加の人が感じる不安」を想像して、その不安を一つひとつ取り除いていく小さな工夫の積み重ねです。
振り返ると、ポイントは以下の7つでした。
- 初参加のハードルを徹底的に下げる
- 最初の10分で居場所を作る
- 常連メンバーを巻き込む仕組みを作る
- 初参加後24時間以内にフォローする
- 次回の予定を常に見える化しておく
- 3回参加するまでを意識的にサポートする
- 去っていった人から理由を聞く勇気を持つ
どれもすぐに実践できることばかりです。次の活動日から、まずは1つ試してみてください。
出欠管理や日程調整で悩んでいる幹事さんへ
ThisDayなら、イベントの日程調整から出欠確認、参加者へのリマインド通知まで、LINEログインだけで進められます。メンバーはURLを開いてボタンを押すだけ。アプリのインストールは不要で、LINEでログインしてすぐに使えます。