イベントを企画するとき、最初にぶつかりやすいのが日程調整です。会場や内容を決める前に、まずは「いつ開催するか」を決めなければ話が進みません。
しかし、参加人数が増えるほど、日程調整は思った以上に難しくなります。3人ならすぐに決まる予定でも、10人、20人、30人になると、誰かの予定が合わなくなるからです。
日程調整はイベント運営の最初の壁
日程調整は単純に見えますが、実際には人それぞれの予定を合わせる作業です。仕事、学校、家族予定、趣味、通院など、参加者ごとに優先したい予定があります。
そのため、人数が増えるほど「全員が参加できる日」を見つけるのは難しくなります。全員参加にこだわりすぎると、いつまでも日程が決まらないことがあります。
人数別の日程調整の難易度
- 3〜5人：比較的調整しやすい
- 10人前後：候補日を複数出した方が進めやすい
- 20人以上：全員参加が難しくなりやすい
- 50人以上：日程調整だけでなく出欠管理も必要になりやすい
少人数ならLINEでやり取りするだけでも決められます。しかし、20人を超えると、誰が回答したか、誰が未回答か、どの日が有力かを整理するだけでも負担になります。
全員参加を目標にしすぎない
日程調整で失敗しやすいのは、全員参加の日を探し続けることです。人数が多いイベントでは、全員が参加できる日が存在しないこともあります。
大切なのは、全員が参加できる日ではなく、できるだけ多くの人が参加できる日を見つけることです。一定人数が参加できるなら、開催を決める判断も必要になります。
候補日が少なすぎる・多すぎる
候補日が1日だけだと、その日に予定がある人は参加できません。一方で、候補日が多すぎると、参加者は確認するだけで面倒になり、回答を後回しにしやすくなります。
一般的には、3〜5候補程度が回答しやすいことが多いです。平日と休日を混ぜる、時間帯をそろえるなど、参加者が選びやすい形にすると調整しやすくなります。
回答期限を決める
日程調整にも締切は必要です。期限がないと「あとで回答しよう」と思われやすくなります。
例えば、「会場予約の都合があるため、〇日までに回答をお願いします」と理由も添えると、参加者も協力しやすくなります。
よくある失敗
- 全員参加の日を探し続ける
- 候補日が1日しかない
- 候補日を増やしすぎる
- 回答期限を設定しない
- 未回答者を待ち続ける
日程調整を早く終わらせるチェックリスト
- 候補日を3〜5日程度に絞った
- 参加者が選びやすい曜日・時間帯を考えた
- 回答期限を設定した
- 期限前にリマインドする予定を決めた
- 一定人数が集まったら決定する基準を考えた
よくある質問
全員参加の日を探すべきですか？
小規模イベントなら可能な場合もありますが、人数が増えるほど難しくなります。参加率が高い日を選ぶ方が現実的なこともあります。
候補日は何日出せば良いですか？
イベント内容にもよりますが、3〜5候補程度が回答しやすいことが多いです。
回答期限は必要ですか？
おすすめです。期限がないと回答が後回しになりやすく、日程決定が遅れます。
未回答者にはどう対応しますか？
まずは全体リマインドを行い、それでも必要な場合だけ個別確認すると幹事の負担を減らせます。
LINEだけでも日程調整できますか？
少人数なら可能です。ただし人数が増えると、回答状況や未回答者の管理が難しくなります。
日程決定後に変更しても良いですか？
可能ですが、参加者の予定にも影響します。変更時は早めに案内しましょう。
関連記事
- 複数人の日程を合わせるコツ｜候補日の出し方で結果は変わる
- 日程調整を早く終わらせる方法｜回答が集まらないときの対処法
- 日程調整ツールは必要？LINEだけで決めると起きやすい問題
- 参加率を上げる募集タイミング｜イベントは何日前から募集するべき？
まとめ
日程調整がうまくいかない原因は、参加者の都合だけではありません。候補日の出し方、回答期限、未回答者への対応によって、調整のしやすさは変わります。
全員参加にこだわりすぎず、参加率が高い日を選ぶ考え方も持っておくと、イベント準備を前に進めやすくなります。
イベント運営をもっと簡単にしたい方へ
イベント運営では、日程調整、出欠確認、参加者管理、予定共有など、複数の作業が発生します。
一か所で管理できる仕組みがあると、幹事の負担を減らしやすくなります。ThisDayでは、イベントページを作成し、LINEで共有しながら、出欠や予定をまとめて管理できます。