Googleカレンダーでイベントを共有する方法｜参加者に予定を忘れられないために

日程調整が終わり、イベントが決まったとしても、参加者が予定を覚えているとは限りません。仕事、学校、家族予定、他のイベントなど、日々多くの予定があるためです。

イベントを忘れられないようにするには、メッセージで共有するだけでなく、カレンダーに登録しやすい状態を作ることが大切です。

なぜイベントは忘れられるのか

参加者は、イベントだけを管理しているわけではありません。一度イベントページを見ても、開催日まで数週間あると忘れてしまうことがあります。

10人規模のイベントでも、1人が予定を忘れるだけでチーム分けや予約人数に影響することがあります。そのため「決まったイベントをどう忘れないか」もイベント運営では重要です。

イベント共有方法の違い

方法	向いていること
LINE	連絡・リマインド
メール	詳細案内・履歴保存
Googleカレンダー	予定管理・通知
イベントページ	出欠・場所・参加者情報の管理

Googleカレンダー共有のメリット

スマートフォンやPCで予定を確認できる
通知を受け取れる
他の予定と比較しやすい
定期イベントにも使いやすい
場所や説明を一緒に登録できる

Googleカレンダーだけでは足りないこと

Googleカレンダーは予定管理に向いています。一方で、出欠確認、参加者一覧、会費管理、キャンセル待ちなどは別の役割です。

つまり、カレンダー共有はイベント管理の一部であり、すべてを代替するものではありません。

理想は役割を分けること

予定確認：Googleカレンダー
イベント詳細：イベントページ
出欠確認：イベント管理
連絡・共有：LINE

このように役割を分けると、参加者も幹事も迷いにくくなります。

よくある失敗

イベント名が「飲み会」だけで内容が分からない
場所を書いていない
説明欄が空で持ち物が分からない
変更したことを参加者へ伝えていない
出欠管理までカレンダーだけで済ませようとする

よくある質問

Googleアカウントが必要ですか？

Googleカレンダーを利用する場合は基本的に必要です。

iPhoneでも使えますか？

利用できます。Googleカレンダーアプリや標準カレンダーとの連携で確認できます。

Androidでも使えますか？

利用できます。GoogleカレンダーはAndroid端末との相性も良いサービスです。

通知設定は変更できますか？

できます。参加者自身が通知タイミングを調整できます。

定期イベントにも向いていますか？

向いています。毎週・毎月のイベントを忘れにくくなります。

カレンダー共有だけでイベント運営できますか？

予定共有には便利ですが、出欠管理や参加者管理とは役割が異なります。

まとめ

Googleカレンダーでイベントを共有すると、参加者は予定を忘れにくくなります。ただし、出欠管理や参加者管理までカレンダーだけで行うのは難しい場合があります。

イベントページ、LINE、カレンダーを役割ごとに使い分けることで、参加者にも幹事にも分かりやすい運営につながります。

イベント運営をもっと簡単にしたい方へ

イベント運営では、日程調整、出欠確認、参加者管理、予定共有など、複数の作業が発生します。

一か所で管理できる仕組みがあると、幹事の負担を減らしやすくなります。ThisDayでは、イベントページを作成し、LINEで共有しながら、出欠や予定をまとめて管理できます。