BBQ幹事で一番読みが外れやすいのは、火起こしのコツよりも「人数に合わせた物量の見積もり」です。食材や飲み物は多めに用意したつもりでも、暑い日は飲み物の消費が想定の1.5倍になったり、子連れが多いと肉より麺類やおにぎりの消費が伸びたりと、当日にならないと分からないブレが大きいのが特徴です。炭やゴミ袋のような消耗品も含めて、不足と余りの両方が起きやすいイベントだと考えておくと準備がしやすくなります。
最初に決めること
日程・会場・参加人数・会費の4つは、募集をかける前に仮でもいいので決めておきます。特に会費は「食材費のみ」なのか「レンタル用品込み」なのかを最初に明示しておくと、当日の割り勘トラブルを避けられます。会費を先に集めておくか当日払いにするかも、参加人数が読みにくいイベントほど早めに決めておいた方が幹事の負担が減ります。
会場選びの確認項目
- 火気利用可能か（直火・コンロ・炭火で条件が違う施設もあります）
- ゴミ処理ルール（持ち帰り必須の施設が意外と多い）
- 駐車場の有無と台数
- 水場の位置
- トイレの数
- 屋根の有無（急な雨への耐性が変わります）
- 予約・抽選が必要な公園かどうか（人気会場は数ヶ月前予約が必要な場合も）
人気のBBQ場は週末の予約が数ヶ月先まで埋まっていることも珍しくありません。日程の候補を複数出す前に、会場の予約状況を先に確認しておくと二度手間を防げます。
役割分担を決める
買い出し、火起こし、会計、写真、片付けの5役を事前に割り振っておくと、幹事一人に負担が集中しません。特に「会計」は当日その場で計算すると端数や立て替えで混乱しやすいので、参加者リストと会費だけでも事前に確定させておくと当日がスムーズです。買い出し担当は前日までに分量をリスト化しておくと、直前の買い忘れを防げます。
持ち物リストの共有
レジャーシート、着火剤、軍手、うちわ、保冷剤といった細かい道具は、誰か一人が全部揃えると当日忘れ物があった時に代替が効きません。持ち物を数人で分担して担当者を決めておくと、忘れ物のリスクを分散できます。
片付けまでがイベント
ゴミ、炭の後始末、レンタル用品の返却は、終了間際に慌てやすいポイントです。終了予定時刻の20〜30分前から片付けを始める前提でタイムスケジュールを組んでおくと、返却期限に追われずに済みます。炭は完全に消火してから処分する必要がある施設が多いので、消火用の水や炭捨て場の場所も事前に確認しておきましょう。
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