イベント運営では、参加するつもりだったのに忘れてしまうケースがあります。悪意があるわけではなく、仕事や家庭、学校、他の予定に埋もれてしまうことがあるからです。
参加忘れを減らすには、参加者が予定を確認しやすい状態を作ることが大切です。
人は予定を覚えていられない
普段の生活には多くの予定があります。イベント情報を一度見ただけでは、開催日まで覚えていられないことがあります。
特に開催まで数週間あるイベントでは、メッセージだけに頼ると忘れられやすくなります。
カレンダー登録が有効
Googleカレンダー、Appleカレンダー、Outlookなどに予定を登録すると、普段の予定と一緒に確認できます。
通知を設定しておけば、1日前や1時間前に思い出しやすくなります。
幹事にも予定管理は必要
幹事にも、会場予約、買い出し、リマインド、当日準備などの予定があります。カレンダーに準備スケジュールを入れておくと、抜け漏れを防ぎやすくなります。
定期イベントほど効果が大きい
毎週・毎月のイベントは「いつものこと」と思われやすく、日付を勘違いされることがあります。定期イベントこそ、カレンダー登録とリマインドの組み合わせが有効です。
イベント情報も一緒に確認できる状態にする
日時だけでなく、場所、会費、持ち物、参加者情報も確認できると、当日に探し回る必要がなくなります。
リマインドと組み合わせる
カレンダー登録だけではなく、前日や数日前のリマインドも重要です。カレンダー通知と幹事からの案内を組み合わせることで、参加忘れを減らしやすくなります。
よくある失敗
- メッセージだけで案内する
- カレンダー登録を参加者任せにする
- 集合場所を別の場所に書いている
- リマインドを送らない
- 変更連絡が遅い
チェックリスト
- イベント日時をカレンダーに登録した
- 集合場所を書いた
- 持ち物や会費を確認できるようにした
- 前日リマインドを準備した
- 変更時の連絡方法を決めた
よくある質問
カレンダー登録だけで十分ですか？
予定忘れ防止には有効ですが、リマインドと併用するとさらに安心です。
少人数イベントでも必要ですか？
人数に関係なく活用できます。少人数でも予定忘れは起こります。
幹事も登録した方が良いですか？
おすすめです。準備スケジュールも管理しやすくなります。
リマインドはいつ送るべきですか？
イベント内容にもよりますが、前日案内は多くのイベントで有効です。
定期イベントでも必要ですか？
必要です。定期イベントほど日付の勘違いが起きることがあります。
変更があった場合はどうしますか？
カレンダー更新だけでなく、LINEなどでも別途案内しましょう。
関連記事
- Googleカレンダーでイベントを共有する方法｜参加者に予定を忘れられないために
- カレンダー共有で起きやすいトラブル｜予定が伝わらない理由とは
- イベント当日の欠席・ドタキャンにどう対応する？幹事が慌てない運営のコツ
まとめ
イベント忘れは、参加者の意識だけの問題ではありません。予定を確認しやすい環境を作ることで、勘違いや参加忘れを減らしやすくなります。
カレンダー登録とリマインドを組み合わせ、必要な情報を一か所で確認できる状態にすることが大切です。
イベント運営をもっと簡単にしたい方へ
イベント運営では、日程調整、出欠確認、参加者管理、予定共有など、複数の作業が発生します。
一か所で管理できる仕組みがあると、幹事の負担を減らしやすくなります。ThisDayでは、イベントページを作成し、LINEで共有しながら、出欠や予定をまとめて管理できます。