2か月に1回ほど、10人規模の飲み会を主催しています。この記事は、そのなかで実際に気をつけていることを書いたものです。会計のやり方は、正解というより「自分がそうしている理由」です。
参加費は現金で集めて、店にはカードで払う
参加費は現金で集め、店への支払いはクレジットカードでまとめて済ませています。理由はシンプルで、カードのマイルを貯めたいからです。集まった現金は自分の手元に残り、カード払いの分はポイントとして返ってきます。
ただ、参加費はきれいに割り切れないことがほとんどです。ノンアルコールの人がいる場合は会費を調整することもあり、その分は結局、自分が多めに負担する形になります。誰かに端数を押しつけるより、主催者が多く出したほうが、参加者に納得感を持ってもらいやすいと考えているからです。負担そのものより、その公平感を大事にしています。
ドタキャンと遅刻に気を使う
幹事をしていて実際に困るのは、ドタキャンと遅刻です。特に飲み放題プランで予約している場合、人数が減るとキャンセル料が発生することがあります。遅刻してきた人がいると、飲み放題の時間内での「コスパ」が悪くなり、気を使う場面です。
このグループでは、日程調整の最初からThisDayを使っています。出欠を早めに固めておくことで、予約する人数の見通しが立ちやすくなります。
もう一つの飲み会サークルで見えたこと
自分が主催していない、3か月に1回・80人ほどが集まる別の飲み会サークルにも参加しています。ここは全員現金精算で、幹事の方はExcelで名簿と会費のチェックを手動で管理していました。80人規模になると、誰が払ったか・誰がまだかを手作業で追うのは大変な作業です。
このやり方を見ていたことが、ThisDayに会費徴収チェックと名簿作成の機能を加えるきっかけになりました。
まとめ
飲み会の会計は、割り切れない部分が必ず出ます。自分の場合は、その分を主催者が多めに負担することで、参加者の公平感を保つようにしています。ドタキャンや遅刻への備えは、出欠を早めに固めることで対応しやすくなります。